Conditions générales de vente

PREAMBULE:

Les présentes conditions générales de vente (CGV) constituent la base du contrat-client qui régit toute contractualisation entre SOHPRO FLY et le client (personne physique ou personne morale) & pour toute prestation de service proposée par SOPHRO FLY, même si celle-ci devait être gratuite.

Le client personne physique:

• en réservant en ligne, il valide les CGV et RGPD sans réserve en cochant la case adéquate
• s’il réserve autrement qu’en ligne, il sera sensé avoir lu les CGV et RGPD avant sa réservation et le fait de réserver une prestation vaudra acceptation sans réserve des CGV et RGPD de Sophro Fly. 
• s’il entame un suivi individuel, il recevra un mail de Vanessa GINESTET ayant pour objet son contrat-client (qu’il devra accepter avant de commencer ses séances).

Le client personne morale:

Il est soumis au contrat-client de base dont ces CGV font office.

Et si des conditions particulières devaient s’y rajouter, elles seront écrites au cas par cas (ex : dans des devis auprès de personnes morales notamment).

Il s’y engage via toute démarche en ligne.

Et via un devis et cahier des charges négociés et signés.

Le client qui valide ces CGV s’y engage sans réserves.

Le contrat-client a une durée de 1an. Passé un an après le dernier RDV individuel, le dossier client sera détruit et un nouveau contrat-client sera proposé en cas de reprise du suivi individuel.

Ces prestations de service relèvent de fait du code de la consommation.

Elles sont conclues entre l’entreprise individuelle SOPHRO FLY représentée par Vanessa GINESTET, sophrologue et toute personne souhaitant bénéficier d’une prestation de sophrologie, le client.

Le client qui s’engage reconnaît avoir la capacité juridique pour ce faire.

Et il reconnaît aussi que s’il a une problématique de santé ou fragilité particulière (due à l’âge, à la grossesse, ou autre), il prend soin en parallèle d’être suivi pour cette problématique par un professionnel soignant adapté et certifié pour ce faire.

Suivis individuels de mineurs:

Avant tout démarrage d’accompagnement individuel d’un mineur par Vanessa GINESTET, un de ses parents au moins devra signer une autorisation de suivi transmise par Mme GINESTET (sauf cas particuliers de contractualisations par le biais d’institutions intermédiaires entre la famille et Vanessa GINESTET, comme la Maison Des Adolescents par ex, puisque le contrat signé entre la famille et la MDA qui m’oriente le jeune en prise en charge sophrologique financée par la MDA, vaut acceptation de me confier son adolescent).

La micro-entreprise SOPHRO FLY est inscrite à l’URSSAF sous le N°de SIRET 88199097200013.

SOPHRO FLY propose des prestations de service dont l’activité principale est la sophrologie référencée sous le code APE ou NAF: 8690 F.

Et elle est titulaire d’une assurance professionnelle.

Les coordonnées de SOPHRO FLY sont les suivantes:

SOPHRO FLY,

Vanessa GINESTET

6 Rue de Bayard, Bât A, app 1029, 31000 Toulouse vanessa.ginestet@orange.fr

06 79 71 04 29

www.sophrofly.fr

Diplômes:

Vanessa GINESTET est certifiée sophrologue par un diplôme privé délivré par l’Institut de Sophrologie du Sud-Ouest (ISSO) de Toulouse avec obtention d’un « diplôme privé de sophrologie »,

sanctionnant 2 ans de formation théorique et pratique.

La certification RNCP a été délivrée à Vanessa GINESTET en tant que sophrologue inscrite au Registre National des Certifications Professionnelles par la FEPS (Fédération des Ecoles Professionnelles en Sophrologie). 

PS : ces certifications sont accessibles sur ce site ou sur simple demande auprès de Vanessa GINESTET.

Vanessa GINESTET a aussi été diplômée d’Etat du DEASS (Diplôme d’Etat d’Assistante de Service Social). 

Les autres certifications et validations de formations complémentaires (en EFT Clinique, en mindfulness et autres spécialisations en sophrologie) apparaissent aussi sur le site avec mises à jour.

Adhésions:

Elle est membre de la Fédération des Ecoles Professionnelles en Sophrologie (FEPS).

Elle adhère à la Société Française de Sophrologie (SFS), à la Fédération Française de Sophrologie (FFDS).

Elle adhère au Syndicat des Sophrologues Professionnels (SSP).

Lieux d’exercice et type d’exercice:

SOPHRO FLY propose ses services dans différents lieux de la ville de Toulouse, comme indiqué sur le site sophrofly.fr (page « mes prestations »). Ces lieux d’intervention sont susceptibles d’évoluer au fil du temps.

Et sous forme de séances en individuel ou sous forme collective en ateliers.

ATTENTION :

La lecture attentive et l’acceptation de ces CGV sont une obligation avant tout engagement pris par le client.

Si le client a besoin d’éléments complémentaires avant de s’engager, il peut les obtenir auprès de Vanessa GINESTET mais lorsqu’il s’engage, il reconnaît avoir eu tous les renseignements nécessaires préalables.

Après lecture de ces CGV, le client qui les accepte déclare de fait accepter sans réserve l’intégralité de leur contenu.

Et le client s’engage à s’y référer régulièrement.

Les mises à jour de ces CGV effectuées par Vanessa GINESTET serviront toujours à harmoniser les relations contractuelles avec l’évolution de l’activité de SOPHRO FLY. Ces mises à jour seront portées à la connaissance et à la signature des contractants antérieurs, par écrit et ce dernier devra à nouveau les valider afin de se les voir appliquées avec leurs modifications.

Pour les personnes morales:

Des dispositions spécifiques aux personnes morales contractant avec SOPHRO FLY apparaissent dans l‘art 22 de ces CGV.

Pour le reste, les dispositions qui suivent s’appliquent aussi aux personnes morales contractantes.

ARTICLE 1: CLAUSE GENERALE

Les présentes CGV s’appliquent à toutes les prestations proposées par SOPHRO FLY.

La prise de rendez-vous ou le paiement d’une prestation entraînent l’adhésion sans réserve du client aux CGV.

Ces CGV sont disponibles en ligne sur le site www.sophrofly.fr

Pour les cas particuliers, SOPHRO FLY peut remettre au client un exemplaire papier des CGV, qu’ils devront tous deux dater et signer.

Le client qui s’engage dans une démarche en sophrologie s’engage à collaborer le plus activement possible avec Vanessa GINESTET et donc à fournir tous les renseignements nécessaires à la bonne réalisation des prestations : il s’agit de renseignements adaptés et mesurés quant à la situation personnelle, professionnelle ou de santé. Ces éléments sont indispensables à une bonne adéquation de l’accompagnement proposé et ils sont susceptibles de fait d’avoir un impact sur les résultats attendus par le client (le sophrologue a besoin d’une certaine « matière » à partir de laquelle il pourra travailler et adapter au mieux les outils et conseils).

ARTICLE 2: DESCRIPTION DU SERVICE – CHAMP D’APPLICATION ET SPECIFICITE DE LA SOPHROLOGIE

SOPHRO FLY propose des accompagnements par la sophrologie et/ou par la méditation de pleine conscience et/ou par l’EFT et/ou par la respiration. 

Les présentes CGV concernent tous les services proposés par SOPHRO FLY , que ce soit en individuel, en groupe, en présentiel ou en distanciel.

Ces CGV concernant toutes les méthodes d’accompagnement proposées dans les séances:

sophrologie, pleine conscience, EFT Clinique, respiration.

SOPHRO FLY propose des séances individuelles, avec pour objectif de répondre à une demande individuelle. Celles-ci se réalisent soit en présence physique (en présentiel), en cabinet ou à domicile (sur demande, pour des cas particuliers, si les conditions du client le nécessitent et à l’appréciation libre de SOPHRO FLY).

Soit à distance (en visio consultation).

Et des séances individuelles sont aussi proposées via la boutique en ligne sous forme d’e-learning. 

SOPHRO FLY propose aussi des chèques-cadeaux (valables chacun sur la base d’1 séance de sophrologie individuelle adulte en cabinet d’1h30). D’autres types de prestations sous forme de chèques-cadeaux sont possibles: il convient de consulter Vanessa GINESTET.

SOPHRO FLY propose enfin des ateliers (séances en groupe), dont l’objectif est généraliste, sous forme de contenus variables, dans divers lieux, de différentes durées, à des tarifs variés. Ces ateliers se réservent à l’unité, sous forme d’abonnements ou encore sous forme de carton de 6 séances.

Sophro Fly réalise aussi des interventions en institutions ou entreprises (personnes morales) en adéquation avec le projet souhaité.

Des demandes spécifiques de séances en groupe peuvent être examinées (événements spéciaux) pour répondre à un besoin particulier provenant d’une personne physique.

Pour ces 2 derniers cas, un cahier des charges sera complété par le demandeur afin de définir le projet et d’y répondre au mieux.

Définition de la sophrologie et ses axes de travail:

La sophrologie est un moyen d’accompagnement à la personne.

La sophrologie est une méthode psycho-corporelle structurée visant la connaissance et le développement optimum de soi, et c’est aussi une pédagogie qui vise l’autonomie de la personne.

C’est un outil qui peut avoir des effets thérapeutique et c’est aussi un art de vivre au service de tous.

Les séances de sophrologie comportent différents axes de travail qui concernent le corps, le mental, les émotions, les valeurs. Des exercices corporels légers peuvent être proposés ainsi que des exercices de respiration, de concentration, de relaxation, des visualisations etc qui seront adaptés aux  possibilités de la personne concernée.

La responsabilité professionnelle du sophrologue:

La sophrologie implique donc une obligation de moyen entre le sophrologue et le client: l’absence de résultat recherché ou obtenu par le client ne saurait être imputé à SOPHRO FLY.

Comme indiqué dans l’art 1, le client s’engage à collaborer activement dans le cadre de son suivi. Et il ne saurait tenir responsable Vanessa GINESTET de l’inadaptation des services, informations ou conseils ou résultats du suivi proposé en fonction des éléments amenés par le client.

Le sophrologue ne réalise pas de diagnostic médical ni psychologique. Il ne «soigne » pas son client mais l’accompagne par des propositions les plus adaptées possibles.

Le sophrologue peut travailler en lien avec d’autres accompagnants du client, avec accord du client (médecin, kinésithérapeute, psychologue, travailleur social etc).

Avertissement quant aux situations médicales particulières:

En cas de grossesse ou pathologie grave et quelle que soit la prestation souhaitée, il est recommandé au client de demander l’avis préalable de son médecin généraliste ou spécialiste. Il en est de même pour les personnes fragiles, comme par exemple les personnes âgées, les personnes ayant des problèmes pathologiques, psychologiques, car- diologiques ou de tension, les personnes sujettes à des allergies, sans que cette liste soit limitative.

Les conseils, recommandations et prestations de services proposés par SOPHRO FLY ne remplacent en aucun cas l’avis d!un médecin. Avant d’interrompre ou modifier tout traitement médical, le client doit se référer à son médecin traitant et/ou spécialiste qui le lui a prescrit. La sophrologie, quand bien même celle-ci dispose de champs d’interventions multiples (médecine, socio prophylactique, gestion du stress, développement personnel…) est considérée comme une approche complémentaire et non alternative ou substitutive à la médecine traditionnelle.

SOPHRO FLY respecte le Code de Déontologie des Sophrologues:

cf les liens suivants:

https://www.syndicat-sophrologues-professionnels.fr/code-de-deontologie.html

www.feps-sophrologie.fr/la-deontologie

ARTICLE 3 : DUREE DU CONTRAT

Le contrat dure autant que le client bénéficie des prestations de SOPHRO FLY.

Soient des prestations à exécution immédiate, soient des prestations à exécution successive (abonnements).

Concernant les suivis individuels, le contrat-client (que représentent ces CGV) dure le temps que le client vient en suivi individuel.

Lorsqu’il ne vient plus en suivi individuel depuis plus de 1 an (1 an à compter de sa dernière séance), son dossier de suivi est supprimé. Un nouveau contrat-client sera conclu.

Voir ci-dessous pour la durée de validité spécifique aux chèques-cadeaux, abonnements divers aux séances collectives, pack fly, forfaits de suivis individuels.

ARTICLE 4 : REGLES RELATIVES AU COMPORTEMENT PENDANT UNE SEANCE DE SOPHROLOGIE

Tout client se doit de respecter les règles suivantes afin de garantir le bon déroulement de toute séance de sophrologie à laquelle il participe:

– respect des horaires, politesse

– respect de chaque personne, quelle que soit sa spécificité

– écoute, bienveillance de tous envers tous

– devoir de confidentialité des échanges qui se se déroulent au cours de chaque séance : tout ce qui est dit dans une séance doit rester entre les personnes de cette séance.

Le manquement à ces règles par un client peut donner lieu à l’arrêt du suivi sophrologique par SOPHRO FLY en faveur de ce client, que ce soit en séance individuelle ou en atelier.

Il en va de l’engagement de tous pour que les séances puissent être les plus riches, ouvertes, qualitatives possible, et pour que toute personne y trouve sa place avec sérénité et possibilité de s’ouvrir au changement.

ARTICLE 5: RESERVATION.

5-1 : Le principe est que tout créneau de séance est fixé d’un commun accord entre SOPHRO FLY et le client.

Que ce soit en séance individuelle ou en séance collective (atelier), le créneau doit avoir été validé par SOPHRO FLY avant toute séance.

5-2 : Concernant les contrats conclus au domicile du client et les contrats conclus à distance:

Lorsqu’une visite à domicile est réalisée par SOPHRO FLY et que le client s’engage sur place pour une prestation future de sophrologie, il s’agit d’une vente à domicile protégée par la loi : les CGV seront remises au client sous forme écrite (en format papier ou de façon écrite dématérialisée dans des PJ d’un mail ou d’un MMS) afin qu’il puisse les accepter avant de s’engager (information pré-contractuelle légale).

Et si le client remet un paiement à Vanessa GINESTET à ce moment-là, hormis le cas de renonciation au droit de rétractation (cf ci-dessous), Vanessa GINESTET devra attendre 7 jours pour encaisser le paiement.

Lorsqu’un client contracte à distance (par téléphone, SMS, mail, via la boutique en ligne) avec SOPHRO FLY, il s’agit d’une vente à distance : le client devra lire les CGV de SOPHRO FLY et les accepter sans réserve. En réservant une prestation via l’agenda de prise de RDV en ligne ou via la boutique en ligne de Sophro Fly, il validera les CGV en cochant la case adéquate des formulaires.

Si le client ne passe pas par l’agenda en ligne ni par la boutique en ligne pour réserver / payer sa prestation, alors SOPHRO FLY peut lui envoyer les CGV (par mail par exemple) ou il peut les lire en ligne et il devra valider par écrit auprès de Vanessa GINESTET qu’il a bien accepté ces CGV.

5-3 : réservation pour toute prestation d’un client (personne physique):

PS :Pour les contrats entre personnes morales et sophro fly : se reporter à l’art 22.

La réservation par le client individuel de sa prestation a lieu 48h avant la séance et sur paiement du prix de la prestation concernée, au moment de la réservation.

La réservation de prestation doit avoir lieu au moins 48h avant la prestation voulue par le client (de façon à libérer des créneaux pour des urgences, de façon à préserver une stabilité des agendas communs et de façon à permettre à Vanessa GINESTET d’envoyer au client son contrat-client, avant son 1er RDV).

Le client dispose de divers moyens de paiement listés sur le site.

Le + simple consiste en une réservation via l’agenda de prise de RDV en ligne ou via la boutique en ligne de Sophro Fly.

La réservation depuis ces 2 solutions en ligne conduisent à la création d’un compte personnel en ligne pour le client, qui y retrouve l’historique de ses réservations.

Pour la réservation des ateliers collectifs (eu égard au nombre limité d’inscriptions) il est nécessaire au client de procéder dans l’ordre:

1- 1 Message écrit à SOPHRO FLY depuis le « formulaire contact » du site sophrofly.fr  (ou sinon par mail ou SMS) indiquant :

Ses coordonnées complètes (NOM, Prénom, Téléphone, mail)

La date de l’atelier auquel il souhaite participer.

2- SOPHRO FLY valide la disponibilité et si oui:

3- Le client doit réserver / payer son atelier.

Un atelier non payé au préalable n’est pas considéré réservé.

PS: Les réservations sont validées chronologiquement par SOPHRO FLY, au fur et à mesure que les clients ont réglé leur séance.

4- Le client reçoit confirmation que sa réservation est validée.

La confirmation est faite par écrit, dans les 12h, autant que possible.

Si le client paye une prestation à venir sans avoir pour autant décidé de la date de la réalisation de sa prestation:

alors il a 1 an de date à date après son paiement pour réserver son créneau afin de fixer la réalisation de sa prestation.

ARTICLE 6: DROIT DE RETRACTATION

La rétractation équivaut à un changement d’avis du client, qui revient sur sa décision.

Elle ne peut être invoquée que dans certains cas précis: la rétractation ne peut concerner que les engagements contractuels pris à distance, ou pour des séances qui se déroulent à distance (donc en visio consultation) ainsi que pour les contrats conclus au domicile du client.

La rétractation se distingue ainsi de la demande classique d’annulation ou de report de séance : si la rétractation est possible, elle prévaut ; sinon, c’est la règle de l’annulation ou report de séance qui s’applique.

Définition de la rétractation :

Par définition, la rétractation s’applique dès qu’il y a eu un engagement contractuel pris par le client pour une prestation.

Ainsi, pour les prestations qui impliquent un droit de rétractation, SOPHRO FLY informe le client de son droit de rétractation ou fait connaître au client qu’il s’agit d’une situation de renonciation au droit de rétractation, en prenant soin que le client accepte cette renonciation.

Remarque :

La rétractation est possible tant que la prestation n’a pas eu lieu : elle s’applique dans la mesure où le client n’a pas encore « activé » son abonnement / carton de 6 séances en venant à un 1er atelier (si le client vient participer à son 1er atelier collectif, son abonnement ou son carton sera activé et sa rétractation sera impossible).

Information pré-contractuelle du client sur la rétractation :

Pour que le client soit clairement informé sur son droit de rétractation:

Lorsqu’il s’engage par un paiement en ligne sur le site de sophrofly, il valide au moment du paiement en ligne qu’il a accepté les CGV et qu’il est informé des règles de rétractation.

Lorsqu’il souhaite s’engager par un autre biais que le paiement en ligne, SOPHRO FLY lui envoie par écrit (mail, MMS) les CGV et recueille son consentement, notamment s’il s’agit d’un cas de renonciation à la rétractation.

Le délai légal de rétractation et son calcul:

Ce délai légal de 14 jours s’applique:

le client a 14 jours avant sa prestation pour faire connaître sa demande de rétractation. Et le délai de 14 jours court à partir du lendemain de l’engagement contractuel (c’est à dire du paiement).

Concrètement voici tous les cas potentiels où la rétractation pourra être invoquée auprès de SOPHRO FLY en application de la loi:

Il s’agit en fait des cas de vente à distance (lorsqu’un contrat de prestation de sophrologie est passé par téléphone, SMS, mail ou par internet sur le site de sophrofly, que la prestation ait été pré-payée ou pas), des cas de contrats conclus au domicile du client, ou encore des séances en ligne (en visio consultation).

Et voici les cas légaux où la rétractation ne pourra pas être invoquée:

1- Pour l’achat à distance d’une séance individuelle:

Le droit de rétractation ne jouera pas si le créneau de séance individuelle est fixé avant la fin du délai légal de rétractation (soit moins de 14 jours après contractualisation) et si la prestation est considérée pleinement réalisée lors de cette séance.

Exemple : le client prend RDV le 5 mars pour une séance individuelle le 10 mars.

Le client qui s’engage pour ce type de prestation reconnaît expressément et automatiquement que son droit de rétractation ne sera pas appliqué, en acceptant ces CGV : ainsi, la séance individuelle réservé/ pré-payée ne pourra être remboursée mais pourra être simplement reportée sur un créneau ultérieur (*).

2- Pour l’achat à distance de prestation en atelier « à l’unité » :

La règle est la même que ci-dessus (*).

3- Pour les prestations qui se déroulent au domicile du client de suite après contractualisation au domicile. Ou pour les prestations qui sont programmées moins de 14 jours après contractualisation au domicile:

C’est le cas de figure où Vanessa GINESTET est au domicile du client et que le client s’engage sur place à une prestation de sophrologie qui a lieu immédiatement après (le client décide sur place et sur le moment d’acheter une séance de sophrologie, qui se déroule de suite au domicile du client). De même si le client s’engage à son domicile pour une prestation de sophrologie qui aura lieu dans moins de 14 jours.

Dans ces cas-là, le droit de rétractation ne joue pas.

Le client renonce alors expressément et automatiquement à son droit de rétractation dès lors qu’il a accepté ces CGV.

4- Pour les séances à distance (en visio consultation) :

Le client ne pourra pas invoquer son droit de rétractation s’il est d’accord pour un rendez-vous de visio consultation à moins de 14 jours (délai légal de rétractation) et si la prestation prévue est complètement réalisée avant écoulement de ce délai légal de 14 jours. Le client qui s’engage de la sorte sera considéré de fait comme ayant expressément et automatiquement renoncé à son droit de rétractation en acceptant ces CGV.

Exemple : le client accepte le 5 mars de réaliser sa visio consultation le 10 mars.

De même, le client ne pourra pas invoquer son droit de rétractation si la séance en visio consultation a lieu immédiatement après l’achat de cette prestation : le client est alors considéré de fait avoir expressément et automatiquement renoncé à son droit de rétractation en acceptant ces CGV.

La demande de rétractation du client :

Le client devra faire connaître explicitement sa demande de rétractation par écrit à SOPHRO FLY et dans le délai légal imparti en remplissant ce formulaire et en le retournant complété, daté et signé à Vanessa GINESTET (par mail par exemple ou par MMS ) à l’adresse mail  vanessa.ginestet@orange.fr ou au 06 79 71 04 29.

Conséquence de la rétractation :

Si la rétractation répond à ces conditions, elle donnera lieu au remboursement en faveur du client qui s’est rétracté de la somme payée par ce client.

(Si le client n’avait rien payé, la séance prévue sera simplement annulée).

Le remboursement sera fait dans le même délai de 14 jours autant que possible, par Carte Bancaire (via par exemple l’application sécurisée PayLib) ou par virement bancaire classique, au choix du client. Ce dernier devra donc justifier, selon le moyen de remboursement choisi, de son NOM + Prénom + Num de tel mobile ; ou de ses coordonnées RIB.

ARTICLE 7 : POLITIQUE D’ANNULATION / REMBOURSEMENT,  SÉANCE NON HONORÉE, SÉANCE EN RETARD & LEURS CONSÉQUENCES

Au sens juridique du terme, pour qu’il y ait annulation de contrat il faut que le contrat réponde à des critères légaux précis (absence de capacité juridique pour contracter, clauses illégales…). En dehors de ces cas, un engagement contractuel pris est ferme. Il n’y a donc pas de demandes de remboursement, sauf à rentrer dans un cas légal d’annulation de l’engagement contractuel.

En pratique, le client qui sollicite une « annulation » de rendez-vous sollicite en fait un report ou une suppression de son créneau de rendez-vous.

1- La demande du client à supprimer / déplacer sa prestation réservée: 

Toute séance réservée peut être reportée /supprimée sous certaines conditions:

➢ Toute demande de report /suppression de séance doit être faite par écrit (sur l’agenda en ligne, via le formulaire contact du site sophrofly, par SMS, par mail) en indiquant clairement les coordonnées complètes de la personne et la prestation concernée. 

➢ la demande de report / suppression de séances individuelles:

il y a 3 cas distincts: 

• la séance qui ne peut pas être honorée pourra être supprimée /déplacée par le client: le client doit le faire au – 48h avant la séance prévue pour ne pas être redevable de son acompte de 15€. Le client positionne alors sa nouvelle séance sans avoir à payer à nouveau (il indique à Vanessa GINESTET la date à laquelle il souhaite déplacer son RDV sans frais). Et s’il ne déplace pas son RDV , il est remboursé intégralement. Il peut aussi bénéficier d’un avoir valable 1 an pour une prestation identique.
• si le client se désiste – de 48h avant, il perd son acompte (somme forfaitaire de 15€).  Sophro Fly rembourse au client son reliquat (prix de la prestation payée – 15€ d’acompte) ou bien le client propose un autre mode de remboursement qui lui convient le mieux. Une facturation sera faite en fonction.
• tout séance non honorée / non déplacée est due intégralement. Aucun remboursement ne sera fait. Si cependant il s’agit d’une absence pour cas de force majeure, la séance ne sera pas due (sous réserve évidemment de remplir les conditions d’un cas de force majeure -cf art 9-).

Cas particuliers:

Il sera, autant que possible, tenu compte des cas très particuliers pour les demandes de reports / suppression des RDV et pour les absences aux RDV, afin de favoriser le respect mutuel, dans une posture de souplesse bienveillante.

➢ la demande de report / suppression de séances collectives:

La séance collective qui ne sera pas honorée sera récupérée par le client (à une prochaine séance collective similaire de son choix), selon le principe de l’avoir. Et le client a 1 an dès paiement pour la récupérer. Le client devra s’inscrire malgré tout à sa séance de report.

Les prestations groupées et chèques-cadeaux:

Le client qui a réservé des prestations groupées :

• forfait de suivi individuel,
• un pack fly découverte (1 séance individuelle + 1 séance collective)
• un abonnement aux séances collectives ou un carton de 6 séances collectives

et qui souhaite supprimer ces prestations, devra faire connaître sa demande (par écrit et de façon explicite, au – 48h avant d’avoir entamé sa prestation groupée) auprès de Vanessa GINESTET.

Il ne sera alors remboursé de son achat que s’il n’a pas déjà entamé sa prestation groupée: les remboursements partiels ne sont pas possibles.

Les chèques-cadeaux non utilisés ne sont remboursables dans aucun cas. 

Les forfaits, abonnements de tous types et les pack fly entamés mais non utilisés dans l’année ne sont pas remboursables.

Le client qui ouvre droit au remboursement: 

il doit choisir son mode de remboursement et fournir de sa propre initiative à Vanessa GINESTET son moyen de paiement afin d’être remboursé: le remboursement peut se faire en ligne par CB, ou par virement bancaire.

2- Les suppressions de séances à la demande de SOPHRO FLY:

SOPHRO FLY s’engage à remplacer toute séance annulée de son fait (maladie par exemple) ou du fait de raison extérieure (cela peut être le cas si par ex. la salle ou le cabinet où se déroule la séance devait être fermée de façon inopinée, ou lors de circonstances réglementaires particulières comme en période de couvre-feu avec modification d’horaire subit etc) par toute autre séance identique en faveur du client concerné.

« Séance identique » signifie le même type de séance (individuelle / collective) et au prix équivalent (si l’atelier à reporter était au prix de 15€ par ex, l’atelier de remplacement sera lui aussi un atelier à 15€ au plus).

3- Les retards dans les séances:

Tout retard du client lors de sa séance lui sera directement imputé: de ce fait, par principe, la durée de sa séance individuelle ne pourra pas être rallongée d’autant (sauf accord explicite de Vanessa GINESTET et si l’agenda de celle-ci le lui permet).

Tout retard imputable à Vanessa GINESTET ouvre au client une récupération du retard pris ou une réduction du prix (au prorata du retard pris) de sa prochaine séance.

4- Interruption par le client de sa séance en cours / ou interruption à la demande de Vanessa GINESTET.

Le client qui décide de ne pas poursuivre jusqu’à la fin une séance en cours,, ne pourra se prévaloir de sa décision pour solliciter un quelconque remboursement.

Si de son côté, Vanessa GINESTET décide de stopper une séance avant la fin, sur des motifs recevables de non respect par le client des règles de bienséance ou des règles contractuelles, de la même façon, le reste de la séance ne sera pas remboursable (cf art 9).

5- Les coordonnées client:

le client s’engage à communiquer à Vanessa GINESTET ses modifications d’adresse mail / num de téléphone / adresse postale. Et de ce fait il s’engage aux conséquences possibles de son absence de communication des modifications de ses coordonnées.

La non réception de notification ou informations de RDV par le client du fait d’un changement de coordonnées non transmis à Vanessa GINESTET sera imputable au client.

ARTICLE 8 : CAS DE FORCE MAJEURE

Les manquements de chacune des parties ne peuvent être invoqués lorsqu’il s’agit d’un cas de force majeure (situation imprévisible, irrésistible, extérieure) et si un cas de force majeure est validé / prouvé, la prestation prévue non honorée de ce fait sera remboursée au client.

Les cas de force majeure sont évolutifs en fonction de la jurisprudence des tribunaux français.

Ex: sont des cas de force majeure une tempête imprévue, un accident de voiture etc

Mais être retenu au travail à la dernière minute ne constitue pas par exemple un cas de force majeure.

Lorsqu’une des parties est concernée par un cas de force majeure l’empêchant d’exécuter le contrat, elle doit faire connaître par écrit cet événement et dans un délai raisonnable mais le plus court possible à compter de l’événement.

Dès que l’événement a pris fin, le contrat continue son exécution.

Si l’événement cas de force majeure dure plus d’une semaine, l’une ou l’autre des parties pourra décider de résilier le contrat en le signifiant par écrit en lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie.

Les prestations réalisées avant l’événement invoqué devront être réglées/exécutées.

ARTICLE 9: REFUS D’ACCOMPAGNEMENTS POSSIBLES

Vanessa GINESTET se réserve le droit de refuser tout accompagnement ou poursuite de suivi qui lui semble incompatible ou inadapté (âge, maladie, handicap, fragilités diverses…) ou qui n’entrerait pas ou plus dans le champ de ses compétences ou dans le cadre des formations qu’elle a reçues et validées.

De même, Vanessa GINESTET se réserve le droit de refuser le suivi/ la poursuite du suivi d’un client, pour des raisons éthiques ou encore des raisons de bienséance: si elle ne se sentait pas en mesure d’accompagner le client pour des raisons éthiques ou en lien avec sa problématique, ou encore si le comportement du client portait atteinte aux règles générales de respect et de bienséance.

Cela vaut autant pour les suivis individuels que pour les séances en groupe.

Par ailleurs, Vanessa GINESTET se réserve tout autant le droit de refuser un renouvellement de séance à un client qui aurait annulé hors délai, reporté trop souvent ou serait trop souvent en retard ou autre difficulté en lien avec le cadre proposé par ces CGV.

Dans les cas où Vanessa GINESTET suspendait ces suivis pour ces raisons, elle sera amenée à rembourser le client des séances à venir qui ont été pré-payées.

ARTICLE 10: MODALITES ET DELAIS DE PAIEMENT

Le paiement a lieu à la réservation: en effet, un engagement pour une prestation de SOPHRO FLY implique la mise en disponibilité de Vanessa GINESTET pour effectuer cette prestation.

De ce fait, un acompte de 15€ est demandé pour toute réservation de séance individuelle.

Les séances collectives, les abonnements divers, les forfaits de suivis, les pack fly se payent entièrement à la réservation.

De ce fait aussi, les prestations en institutions / entreprises donnent lieu à un acompte afin d’engager le contrat de service.

SOPHRO FLY accepte divers moyens de paiements :

➢ prioritairement le paiement sécurisé  par CB en ligne sur le site de SOPHRO FLY (via l’agenda de prise de RDV en ligne & la Boutique En Ligne du site SOPHRO FLY)

➢ chèque, virements bancaires, espèces, Carte Bancaire, E-SOL et coupures SOL. 

Avertissements :

– Les espèces : il faut verser l’appoint  car SOPHRO FLY ne s’engage pas à avoir des espèces suffisantes pour pouvoir rendre la monnaie. Et le paiement en espèces doit se faire au – 48h avant la prestation voulue

– Les chèques doivent être libellés à l’ordre de Vanessa GINESTET, SOPHRO FLY et arriver dans sa boîte aux lettres au – 48h avant la prestation voulue

Adresse postale pour l’envoi des chèques ou des espèces:

Vanessa GINESTET

6 Rue de Bayard bât A app 1029, 31000 Toulouse

– le paiement par CB sur terminal de paiement est possible d’une séance sur l’autre (Sophro Fly possède un lecteur de CB nomade)

– Les paiements via les applications mobiles Paylib, Lydia, Paypal peuvent être utilisés.

Les retards de paiement entraînent des pénalités de retard.

La règle est la suivante:

des pénalités de retard sont calculées sur la base de 1% supplémentaire du prix de la prestation concernée, par journée de retard de paiement.

Si au bout de 15 jours après la séance (faite ou non honorée par le client), le paiement n’a pas eu lieu, Vanessa GINESTET se réserve le droit d’appliquer ces pénalités de retard.

Un courrier en LR-AR sera envoyé pour mise en demeure de payer, avec un délai de 8 jours supplémentaires pour procéder au paiement. Si au bout de ces 8 jours de plus, le paiement n’a pas été fait, les pénalités de retard s’appliqueront.

ARTICLE 11: LES DIFFERENTS TARIFS DE SOPHRO FLY

Les tarifs peuvent évoluer d’une année sur l’autre: le client doit se tenir informé des tarifs et sera soumis aux évolutions tarifaires survenues.

Le tarif des séances individuelles est un tarif horaire qui peut évoluer d’une année sur l’autre. Le tarif est indiqué sur le site sophrofly.fr et est communiqué, à la demande du client, par tout autre moyen que le site.

Exemple: si le tarif adulte en cabinet de base est de 50€ / 1h15, la séance de 1h30 coûtera 60€ etc

Le client devra s’engager sur une durée de prestation individuelle (il peut choisir d’avoir une séance d’1h15, 1h30, et maximum 2h pour les adules ; et 45 min, 1h ou 1h15 pour les ados). Par défaut, toute séance sera considérée prévue pour une durée d’1h15 adulte et 45 min ado.

Tout quart d’heure entamé à la demande du client est dû.

NB: il faut compter 1h30 de séance adulte (et 1h ado) pour toute 1ère séance individuelle d’un nouveau client (en effet la 1ère séance s’avère en général assez longue car de nombreux points y seront abordés: faire connaissance, échanges divers sur le contexte et la demande, anamnèse, petite séance de sophrologie pour découvrir ensemble, prévisionnel de suivi etc).

Les séance en visio consultation sont au même prix qu’en cabinet.

Le tarif spécifique des séances individuelles à domicile :

le tarif des séances à domicile est majoré pour tenir compte du déplacement.

Les forfaits de suivi individuel:

Si vous avez démarré un suivi individuel et que vous avez réalisé 5 séances sur 1 an, alors à compter de votre 6ème séance, vous avez le choix:

• poursuivre avec des séances au prix habituel

• opter pour un forfait de suivi individuel : les forfaits donnent droit à 4 séances valables sur un an de date à date (dès le jour de l’achat du forfait). Les prix sont indiqués dans la grille tarifaire du site sophrofly.fr.

Plusieurs forfaits de suivi peuvent bien sûr se succéder (dans les mêmes conditions).

Tarif des chèques-cadeaux:

Un chèque-cadeau est associé à une séance individuelle d’1h30 par défaut.

Pour d’autres demandes de prestations sous forme de chèque-cadeaux, contacter Vanessa GINESTET.

Toute sollicitation d’un abonnement à tarif réduit implique la production préalable d’un justificatif par le client qui se prévaut de ce tarif réduit.

Ce justificatif devra être daté du mois où la demande d’abonnement est faite (ex: si un client demande un abonnement à tarif réduit au titre du RSA en janvier 2020, il devra justifier d’un attestation CAF datée de janvier 2020).

Les tarifs réduits concernent les minima sociaux (RSA, demandeurs d’emploi, AAH, minimum vieillesse).

Les tarifs des séances d’essai:

– Les séances individuelles de sophro-méditation de découverte à moitié prix sont valables pour toute personne qui n’a encore jamais fait de sophrologie ni de méditation en séance individuelle guidée et qui souhaite essayer. C’est pour “faire ce 1er pas”.

L’intérêt est d’envisager ensuite un suivi en individuel et de pouvoir ressentir et évaluer si un tel suivi est possible. C’est un 1er pas vers une démarche de suivi individuel postérieur. Cela peut aussi être l’occasion de poursuivre ensuite sur des ateliers collectifs, si ceux-ci semblent plus appropriés.

Cette offre n’est possible qu’une seule fois / personne.

Et dans tous les cas, l’intérêt et l’esprit de ces séances d’essai individuelles, c’est déjà d’entrevoir au cours de cette découverte, une suite possible ultérieure et sous quelle forme.

Ces règles s’appliquent aussi bien entendu aux pack Fly.

– Un essai en séance collective est possible :

le tarif d’essai s’applique nominativement et 1seule fois par an et par personne et pour un des ateliers de sophrologie: il permet à celui qui le souhaite d’essayer une séance pour envisager ensuite une poursuite de séances aux prix normaux (cette règle s’applique aussi bien entendu aux Packs Fly).

Le tarif d’essai est indiqué sur la boutique en ligne de ce site.

Ceci dit, il peut y avoir parfois des offres ponctuelles de gratuité en cours d’année pour essayer un atelier gratuitement, notamment en septembre.

PS: Une séance gratuite collective implique malgré tout l’acceptation des CGV et RGPD de SOPHRO FLY. Toute personne qui participe à un essai gratuit est considérée comme ayant validé sans réserve ces CGV avant son essai gratuit.

ARTICLE 12 : CHEQUES-CADEAUX

Toute demande de chèque-cadeau se fait par écrit et doit mentionner:

– Le NOM + Prénom + Coordonnées ( tel + mail) de la personne qui offre le chèque et le paye

– Le NOM + Prénom + Coordonnées (tel + mail) de la personne à qui le chèque est offert et qui viendra en séance chez SOPHRO FLY.

SOPHRO FLY envoie le chèque-cadeau préalablement payé, selon les souhaits soit à la personne qui offre le chèque, soit au bénéficiaire du chèque-cadeau. L’envoi se fait par mail et le chèque- cadeau pourra être imprimé par le bénéficiaire qui viendra ensuite avec lors de sa séance-cadeau chez SOPHRO FLY.

ARTICLE 13: DUREE DE VALIDITE DES PRESTATIONS / ABONNEMENTS / FORFAITS / CHEQUES-CADEAUX / CARTONS DE 6 SEANCES

Toute séance individuelle réservée mais non honorée peut être réalisée dans l’année de l’achat.

Les abonnements aux ateliers collectifs ont une durée de validité sur l’année scolaire en cours.

Les cartons de 6 séances ont une durée de validité de 1 an, de date à date, après achat du carton. Ils seront tamponnés après chaque séance collective réalisée.

Les chèques-cadeaux, les pack fly & les forfaits de suivis individuels ont une durée de validité de 1 an, de date à date à compter du jour où le chèque-cadeau (ou le forfait de suivi) à a été payé.

ARTICLE 14: FACTURATION

Toute prestation d’au moins 25€ TTC doit légalement donner lieu à la production d’une facture.

SOPHRO FY vous remet cependant après chaque prestation réglée (et quel qu’en soit son montant), une facture au format papier ou alors en PJ par mail.

Une séance d’essai gratuite peut donner quand-même lieu à facturation avec mention “gratuit”.

SOPHRO FLY n’est pas assujetti à la TVA en tant que micro-entreprise: cf art 293-B du CGI.

Les honoraires des prestations proposées ne sont pas pris en charge par la Sécurité Sociale et ne donnent donc pas lieu à utilisation de la Carte Vitale ni attestation de Sécurité Sociale.

Certaines mutuelles peuvent prendre en charge un montant forfaitaire annuel pour des séances de sophrologie: le client est donc invité à se renseigner auprès de sa Complémentaire Santé. La note d’honoraires fournie par SOPHRO FLY servira alors de justificatif.

La facture mentionnera :

la date de la prestation, les coordonnée et le numéro de SIRET de SOPHRO FLY, le nom et prénom du client, le montant de la prestation, le type de prestation et sa durée, le moyen de paiement utilisé, la mention « TVA non applicable ».

Sophro Fly peut être amené à effectuer un travail en plus de la prestation de base engagée.

Cela donnera lieu à un devis de réajustement (avec les institutions) et à une facturation de réajustement.

Cela peut être le cas pour les contrats de séances collectives avec les institutions (afin d’ajuster les moyens réels nécessaires avec l’objectif prédéfini).

Cela peut aussi être le cas pour les suivis individuels (notamment lorsqu’il est nécessaire d’effectuer des relais en dehors des consultations individuelles, ou lorsqu’il est nécessaire de correspondre longuement ou de façon répétée entre les séances, lorsqu’un parent souhaite faire un point téléphonique sur son enfant ou lorsqu’il souhaite que je contacte l’enfant entre les séances etc). Tous ces temps de travail supplémentaires et hors-séances seront décomptés et facturés en sus des séances. 

ARTICLE 15: REGLES PARTICULIERES SELON LES CIRCONSTANCES

SOPHRO FLY s’engage à respecter les conditions légales d’exercice et préconisations particulières, même si elle sont particulières ou momentanées, en lien avec des circonstances spéciales.

Ce qui est notamment le cas en période d’épidémie COVID.

Ainsi, en période d’épidémie COVID, SOPHRO FLY respecte toutes les règles sanitaires et demande à tout client de les respecter aussi; et ceci dans le respect et la protection de la santé de tous.

Le port du masque est imposé durant tout le parcours du client dans le bâtiment où se déroule sa séance de sophrologie et pendant toute la séance.

Distanciation d’usage entre les personnes de la séance. Aération des locaux avant et après les séances.

Mise à disposition de gel hydroalcoolique.

Nettoyage fréquent des surfaces de contact.

Si un confinement est mis en place, des séances en visio consultation (pour les séances individuelles) et en visioconférence (pour les ateliers) seront proposés pour remplacer des séances en présentiel rendues éventuellement impossibles.

Si cela est nécessaire, les horaires des ateliers seront modifiés pour s’adapter aux recommandations (en cas de couvre-feu par exemple).

ARTICLE 16: CONFIDENTIALITE et PROTECTION DES DONNEES

1- Le devoir de confidentialité :

Selon le Code de Déontologie de la FEPS, « Le devoir de confidentialité, institué dans l’intérêt des clients, s’impose à tout sophrologue.

Ce devoir de confidentialité couvre tout ce que le sophrologue a été amené à connaître dans l’exercice de sa profession.

Le sophrologue protège contre toute indiscrétion les documents de tous types qu’il détient concernant les personnes qu’il accompagne.

Le sophrologue s’interdit tout enregistrement audio ou vidéo des séances, ainsi que toute diffusion de ceux-ci, sans autorisation écrite des personnes enregistrées ».

Les informations recueillies au cours de la première séance de consultation et aussi pendant les suivantes, qui sont à caractère personnel, restent couvertes par le devoir de confidentialité.

2- Protection des données – RGPD:

Pour cela, reportez-vous au document séparé intitulé « Politique de confidentialité » ou protection des données personnelles.

Ce document sera mis à disposition du client avant qu’il s’engage contractuellement. Et l’acceptation de ces CGV vaudra aussi acceptation expresse et sans réserve de la politique de confidentialité.

Et reportez-vous aussi au chapitre « mentions légales » du site sophrofly.fr pour tout ce qui concerne l’utilisation des données via ce site.

ARTICLE 17 : PREUVE ECRITE PAR MAIL OU MMS/SMS

Le client accepte que les écrits électroniques ou téléphoniques (par mail ou par SMS / MMS) seront des supports d’engagement et de preuve contractuels. En effet, tout engagement contractuel pris par mail ou par écrit du smartphone (SMS / MMS) sans signature manuscrite classique, sera considéré signé dès lors que le client dit clairement s’engager pour la prestation concernée.

Cela afin de faciliter les rapports contractuels entre le client et SOPHRO FLY, sachant que les engagements à distance sont fréquents et que les contrats papier sont plus difficiles à produire dans ces cas-là notamment.

ARTICLE 18 : DROIT A L IMAGE ET ENREGISTREMENTS SONORES ET VIDEOS

Toute séance de sophrologie qu’elle soit en individuel ou en groupe, ne peut donner lieu à enregistrement sonore ou vidéo ni même à la réalisation de photos par le client, sans l’accord express de Madame Vanessa GINESTET et aussi du groupe concerné (s’il s’agit d’une séance de groupe).

L’utilisation par l’usager de ces captations éventuelles (sonores, vidéo ou visuelles) devra être limitée à la sphère privée (pour un entraînement personnel notamment, ou comme souvenir d’un bon moment ensemble). Les séances individuelles enregistrées par le client ne devront en aucun cas être transmises /diffusées à d’autres personnes (ces séances sont adaptées à une demande et à un client précis et ne sauraient répondre à d’autres personnes que celui-ci).

Si tel n’était pas le cas, des poursuites peuvent avoir lieu à l’encontre du contrevenant.

Vanessa GINESTET (ou un membre de l’institution ou entreprise concernée pour les séances en groupe pour des personnes morales) pourra réaliser pendant les séances des captations d’images, de sons ou vidéos, voire les utiliser (les transmettre, les publier en ligne etc) toujours avec accord express écrit des personnes concernées.

Sauf désaccord express des personnes concernées, ces actions pourront être menées.

A la demande des personnes, les visages pourront être floutés avant utilisation /publication des images concernées.

ARTICLE 19 : PROPRIETE INTELLECTUELLE

« SOPHRO FLY » est protégée par un enregistrement national auprès de l’Institut National de la Propriété Intellectuelle (INPI): tout plagiat entraînera poursuites et condamnation pénale.

ARTICLE 20: COMMUNICATION DES INFORMATIONS RELATIVES AUX ACTUALITES DE SOPHRO FLY

Les informations sur les actualités de SOPHRO FLY seront mises à disposition sur le site www.sophrofly.fr (onglet « mes actus ») et aussi sur la page Facebook de SOPHRO FLY (@sophrofly).

Le client est invité à consulter régulièrement ces 2 pages afin d’être informé des dernières mises à jour des activités concernées.

IL ne peut être reproché à Vanessa GINESTET de ne pas avoir suffisamment mis à jour ses actualités. Le client qui s’engage pour une prestation doit d’abord prendre soin de savoir si la prestation est toujours d’actualité.

ARTICLE 21 : RESILIATION

Si une des parties estime que l’autre manque à ses obligations essentielles contractuelles, elle pourra la mettre en demeure par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception. Et si, 15 jours après, la situation n’a pas été réglée, elle pourra résilier le contrat là aussi par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 22 : CONTRACTUALISATION AVEC LES PERSONNES MORALES

      22-1- La contractualisation entre SOPHRO FLY et des personnes morales (de droit privé ou public).

Une contractualisation implique d’abord une adhésion à ces présentes CGV et au RGPD.

Avant toute choses, il est important de noter que le travail effectué par Vanessa GINESTET s’inscrit dans une logique de “mieux-être” et non pas de “bien-être”. La nuance est importante: le travail réalisé en ateliers de sophrologie nécessite une certaine implication des participants (cf ci-dessous). Les ateliers de sophrologie de SOPHRO FLY tentent d’aller au delà d’un “simple ” moment de détente et de bien-être. Cette implication est le vrai gage de réussite et de résultats concrets dans le processus de meilleure connaissance de soi. Et elle permettra la satisfaction de ceux qui auront récolté ces résultats (amélioration de leur vie quotidienne, de vrais changements, de nouvelles perspectives, de l’apaisement etc).

La personne morale s’engage à ce que ses participants aux séances de SOPHRO FLY respectent les CGV  et le RGPD de SOPHRO FLY (notamment par ex pour les règles de confidentialité, d’assiduité, de ponctualité, de non divulgation/ partage des séances enregistrées en direct ou transmises par support écrit à quiconque qui ne participe pas à ces séances etc).

La personne morale contractante transmet dès signature du devis à Vanessa GINESTET les coordonnées des personnes interlocutrices du projet, afin de garantir son suivi optimum (noms -prénoms- téléphones- adresses mail du référent principal du projet, du responsable de la structure, du service comptable concerné par la facturation). Ces informations font partie, entre autres, du Cahier des Charges.

Toute contractualisation donnera lieu à un devis détaillé de SOPHRO FLY (devis daté, signé, tamponné).

Ce devis devra être signé au moins 15j avant le démarrage du projet (1ère séance); voire plus, selon le projet concerné.

Et un acompte de 30% du montant du devis (voire davantage, selon les projets) devra être versé à Sophro Fly au moins 15 jours avant le démarrage du projet (ou avant, selon spécification du devis, en fonction du projet concerné).

Ce devis sera établi sur la base d’un prix-horaire (forfaitaire, ou au réel, selon le type de contrat concerné) et selon une grille tarifaire détaillée ci-dessous.

L’établissement de devis est gratuit sauf cas particuliers:

si plus de 2 devis consécutifs doivent être établis pour un même projet (nouveau devis ou avenant au devis antérieur) et que le projet n’est pas validé, 15€ seront facturés à l’établissement.

Si le projet est accepté, jusqu’au 2nd devis, pas de sur-facturation: les frais de devis sont inclus dans la prestation forfaitaire globale.

Mais dès le 3ème devis: 15€ supplémentaires seront facturés par devis nécessaire.

Un cahier des charges (CDC) sera complété en amont du devis à l’institution, pour envisager les contours du projet sollicité. Et ce CDC sera ensuite annexé au devis.

Le CDC sera validé en même temps et dans les mêmes conditions que le devis.

Le CDC mentionne notamment:

– le lieu d’exécution des séances,

– le nombre de participants maximum,

– le nombre, les dates et la durée des séances,

–  les interlocuteurs du projet (comptabilité, direction…) avec coordonnées complètes

– diverses conditions utiles au projet (notamment la préparation en amont des séances par Mme GINESTET ou en collaboration avec l’interlocuteur du projet, la communication par l’institution sur le projet en interne auprès de ses usagers, l’organisation du bilan du projet, l’élaboration et la diffusion de questionnaires pré et post séances, les séances d’essai, les listings de présence et coordonnés des usagers…)

– informations relatives au devis:  prix du devis et modification éventuelle du devis

Ce devis (et CDC) devront être expressément acceptés par écrit (mail ou courrier) par la personne morale contractante: la personne morale s’engage à établir un “bon pour accord” et ou à délivrer un bon de commande. Dans un cas comme dans l’autre, cela équivaudra à acceptation intégrale des CGV / RGPD et du contenu du devis et cahier des charges acceptés.

SOPHRO FLY délivrera ensuite une facture correspondant aux prestations effectuées (avec réajustements éventuels dans un devis de réajustement: voir ci-dessous). Et si nécessaire seulement, SOPHRO FLY délivre une 2nde facture avec mention “acquittée”.

Après signature du devis, et en attente de réception des informations permettant à SOPHRO FLY d’être payé (bon de commande, mentions nécessaires à la constitution des facturations sur l’application CHORUS etc) SOPHRO FLY pourra suspendre le démarrage des ateliers, jusqu’à réception de ces éléments lui permettant ensuite de facturer les prestations.

La salle/lieu où les séances de sophrologie doivent avoir lieu:

le lieu sera défini en amont et avant le devis et le choix de salle sera bien pensé pour être adapté au projet concerné et pour optimiser le confort et le déroulement des séances.

Il est demandé à l’institution de respecter ce choix de salle et d’en permettre l’accès sur toute la durée du contrat.

     22-2- Grille tarifaire et paiement des prestations effectuées:

La facture émise par SOPHRO FLY devra être payée par la personne morale dans le mois maximum de la dernière séance effectuée, même lorsqu’il s’agit de contrats à prestations échelonnées (par ex sous forme de plusieurs modules successifs de séances collectives).

Le devis est chiffré selon une grille tarifaire ci-dessous, et sur la base d’un prix horaire: 

Vanessa GINESTET travaille selon une rémunération horaire (que ce soit pour les séances de sophrologie, ou que ce soit pour les diverses démarches de partenariat institutionnel, par téléphone, mail ou RDV physique).

Grille tarifaire:

Le devis mentionne des temps de préparation préalables à toute intervention auprès de personnes morales (recherches, réflexions, temps d’élaboration propres à Vanessa & temps de liaisons consacrés à des réunions préparatoires, liens téléphoniques, mail ou réunions etc, réajustements du projet, bilans etc).

Ces temps de préparation sont chiffrés (selon les projets) sur une base forfaitaire ou au réel.

Ces temps de préparation contiennent tous les postes de préparation du projet :

• travail personnel de Vanessa GINESTET (recherches en lien avec la demande et le public concerné si besoin, et préparation du programme détaillé des séances, c’est-à dire les supports, enregistrements etc).

• liens de partenariat divers (réunions, mails, contacts téléphoniques, tout au long du projet, ainsi que les bilans).

S’il s’agit d’une base forfaitaire, le tarif horaire sera d’au moins:

–prix horaire de base des séances collectives pour un groupe < ou = à 9 personnes: 90€.

Et pour un groupe > 9 personnes : prix horaire de base augmenté (en proportion du nombre de personnes).

– 50€/ heure, affectés au travail personnel préparatoire de Vanessa GINESTET

(y compris l’établissement de devis et factures).

PS: L’établissement de devis est par principe compris dans ce forfait:

mais l’établissement d’au moins 3 devis (ou d’au moins 3 factures) est facturé 15€/ devis (ou 15€/ facture), et même si aucune contractualisation n’est validée.

– 50€/ heure, affectés aux liens et réunions divers avec le partenaire institutionnel (si l’institution n’a pas pu évaluer au moment du devis, le nombre d’heures de liens et réunions divers qui seront nécessaires).

– les déplacements (s’il y en a) seront facturés selon un tarif horaire de 50€ /h (auxquels viendront se surajouter le coût du transport utilisé, notamment s’il doit s’agir du train, d’un taxi etc).

– Pour les interventions en groupe qui s’effectuent au cours de séjours (séjours bien-être, séjours découverte etc) et qui induisent un temps de présence professionnelle de Vanessa GINESTET même en dehors des ateliers de sophrologie: ces temps de présence professionnelle sont facturés sur une base de 50€/heure de présence professionnelle requise.

S’il s’agit d’une tarification au réel :

– un RDV de partenariat (physique ou téléphonique) est chiffré à 50€/h.

– les communications diverses (SMS, mails… pour la préparation des séances sont facturées au temps  consacré.

PS: les liaisons partenariales peuvent impliquer des liens divers (analyses de situations, des synthèses d’ateliers, des réflexions diverses, des liens pour l’organisation, envoi de nombreux documents …).

– l’établissement d’au moins 3 devis (ou d’au moins 3 factures) est facturé 15€/ devis (ou facture), et même si aucune contractualisation n’est validée.

Montants réévalués d’une année sur l’autre éventuellement:

tous ces montants pourront être réévalués d’une année sur l’autre.

Du moment que ces temps de préparation sont chiffrés dans le devis, toute acceptation du devis implique facturation et paiement des heures de préparation préalables effectuées (même si l’institution venait à annuler des  ateliers).

Les RDV de partenariat institutionnel avec Vanessa:

Tout partenaire qui souhaite faire un lien de partenariat téléphonique ou physique avec Vanessa prend un RDV sur l’agenda en ligne du site de Sophrofly (comme s’il prenait un RDV pour une séance individuelle de sophrologie).

Tout partenaire institutionnel qui donne un RDV à Vanessa doit s’engager à respecter ce RDV.

Ainsi, comme pour les RDV en séance individuelle de sophrologie, que ce RDV de partenariat soit en présentiel ou téléphonique, si ce RDV est raté ou s’il n’a pas été annulé au moins 48h à l’avance, cela donnera lieu à dédommagement à Vanessa GINESTET sur la base de 50€/ heure ratée (ce qui correspond au tarif d’une consultation en sophrologie avec un client en individuel, consultation qui aura été rendue impossible du fait de ce RDV institutionnel raté).

Selon la même logique, pour les ateliers collectifs programmés et qui seraient annulés par l’institution : si l’annulation n’a pas lieu au moins 48h à l’avance, il y aura un dédommagement sur une base de 50€/ heure d’atelier pré- programmée.

Une demande d’annulation de séance collective doit se faire par écrit et en invoquant un motif sérieux d’annulation, et avant la séance concernée par l’annulation (selon l’esprit de ces CGV, comme ce qui est prévu pour les annulations de séances individuelles) .

S’il s’avérait que les temps de préparation évalués et chiffrés au  devis (que le chiffrage soit sur une base forfaitaire ou que le chiffrage soit fait au réel), venaient à être dépassés (afin d’effectuer un travail plus conséquent, plus long que prévu, de meilleure qualité avec les partenaires concernés, pour s’adapter à des conditions mouvantes, pour réaliser des tâches administratives ou des liaisons plus nombreuses que prévues avec les partenaires etc), ou même réduits, SOPHRO FLY réajustera et effectuera ainsi un devis final de réajustement (qui donnera lieu à une facture à part correspondante).

Le nombre de personnes prévues pour les ateliers est décidé au préalable et sera indiqué dans le devis: le prix horaire ne pourra être ensuite révisé à la baisse, s’il s’avère que le nombre de participants aux ateliers est finalement inférieur au nombre qui était prévu. Si davantage de volontaires veulent finalement participer aux ateliers (une fois que ceux-ci ont démarré), cela pourra se faire uniquement avec l’accord de Vanessa (si cela ne nuit pas à la cohésion du groupe, ou si la salle le permet etc) : ainsi la facture sera systématiquement réévaluée à la hausse du fait de ce changement, dans un devis de réajustement.

A la demande de l’institution contractante, et avec accord express écrit de Vanessa GINESTET, une liste d’attente peut être constituée par l’institution. 

Cette liste d’attente permettra à des nouvelles personnes de rejoindre le groupe, avec accord préalable écrit nécessaire de Vanessa GINESTET, en remplacement de certains inscrits qui auraient explicitement décidé auprès de l’institution d’arrêter leur fréquentation des séances.

Vanessa GINESTET devra donner son accord express préalable par écrit afin de pouvoir accueillir de nouveaux venus et cela pourra se faire si ça ne gêne pas le  déroulement pédagogique et expérientiel des séances (selon la même logique que pour les séances d’essais).

Moyens de paiement: 

par virement (RIB transmis), chèque ou CB ou via les applications spécifiques comme CHORUS PRO.

Le paiement sera fait en un ou plusieurs versements successifs, selon les spécifications du devis (et en fonction du projet concerné: sa durée dans le temps , son montant etc).

En cas de non paiement aux dates indiquées dans le devis (et même pour les paiements échelonnés en plusieurs fois), SOPHRO FLY pourra suspendre les ateliers suivants, jusqu’à paiement des ateliers précédents.

Et si le paiement n’est pas réalisé dans le délai maximum autorisé de 1 mois (cf la facture), une pénalité de retard sera appliquée par jour de retard de paiement, et sur la base du taux de l’intérêt légal fixé par la Banque Centrale Européenne (BCE) ➢ voir ici

Le calcul sera fait ainsi:

 “montant TTC” x “taux d’intérêt majoré de 10 points” x (nombre de jours de retard / 365).

Si passés 15 jours après la date limite de paiement, celui-ci n’a pas eu lieu, Vanessa GINESTET se réserve le droit d’appliquer ces pénalités de retard.

Un courrier en LR-AR sera envoyé pour mise en demeure de payer, avec un délai de 8 jours supplémentaires pour procéder au dit paiement. Si au bout de ces 8 jours de plus, le paiement n’a pas été fait, les pénalités de retard s’appliqueront.

     22-3- Retards et absences lors des séances & séances à l’essai:

Lorsque le devis est accepté par l’institution, il y a de fait un engagement à l’assiduité entre les usagers et l’institution signataire: c’est à l’institution à communiquer avec ses usagers à ce sujet.

Coordonnées des participants:

L’institution se charge de réunir ses participants en communiquant en interne pour constituer un groupe.

Avant démarrage du projet, les coordonnées complètes des participants aux séances collectives seront transmises par écrit (mail) soit à Vanessa GINESTET directement, soit par l’intermédiaire de l’interlocuteur privilégié de Vanessa GINESTET / responsable du service le cas échéant (NOM – prénom- adresse mail- téléphone mobile). Sauf refus express de ces participants.

En effet, Vanessa GINESTET peut avoir besoin de les joindre à propos des séances (envoi d’exercices, d’informations) / leur envoyer des campagnes d’e-mailing de SOPHRO FLY.

Il est bien sûr établi que les données personnelles des participants seront préservées (cf la politique de confidentialité RGPD de ce site).

Lors des séances collectives, une feuille d’émargement sera remplie par les participants de chacune des séances. Il est demandé dans la mesure du possible prioritairement aux institutions contractantes, via l’interlocuteur privilégié du projet, de se charger de cette tâche, envers Mme GINESTET Vanessa.

De même pour la diffusion & recueil des questionnaires préalables aux séances / questionnaires de bilan des séances: une fois transmis par l’institution aux usagers concernés et remplis par les inscrits ou participants, ces questionnaires seront transmis à Vanessa GINESTET. Celle-ci se chargera alors d’analyser les informations nécessaires contenues et d’élaborer un programme de séances adapté ou bilan des séances (ce travail pré et post séances étant nécessaire à un travail de qualité).

Taux de fréquentation aux séances, retards et annulations:

Les séances réalisées par SOPHRO FLY sont dues, quel que soit le taux de fréquentation effectif par les usagers à chacune des séances (et même si personne ne se présente aux séances). Les prestations réalisées par Vanessa GINESTET sont ainsi dues, comme prévu au contrat.

Essai possible et conditionné pour les participants.

Il est possible d’essayer avant de s’engager: toute personne curieuse de tester les séances peut bien évidemment venir tester la 1ère séance et elle décide ensuite si elle veut continuer.

Les séances de sophrologie en entreprise ou en institution ne peuvent être compatibles avec un “va-et-vient” permanent (comme dans un “moulin” comme le dit l’expression populaire).

Un engagement à fréquenter ces séances est requis, suite à un essai éventuel: 

un essai est possible sur la 1ère séance de chaque module (si le projet comporte divers modules successifs). Et un essai sur une séance est possible en cours de projet (si le projet est continu, sans découpage en modules).

Un essai se fait dans la mesure du possible sur une seule séance (surtout dans la mesure où le module comprend un tout petit nombre de séances):  la 1ère séance (ou la 1ère séance de chaque module) et ensuite, la personne convaincue par l’essai s’engage à venir à l’ensemble des autres séances.  Elle devra faire connaître sa décision à l’institution et l’information devra être transmise à Vanessa GINESTET.

Cet engagement à suivre l’intégralité du module ou du programme est essentiel au bon déroulement des séances, aux résultats qu’il est possible d’en attendre, et pour le respect du groupe concerné et de l’intervenant en sophrologie.

Il peut être discuté en amont et prévu dans le cahier des charges d’autoriser davantage de séances d’essai pour des cas très particuliers (notamment si le public le nécessite, par exemple pour les cas de personnes handicapées ou très vulnérables).

Présence et assiduité aux diverses séances:

Venir aux ateliers collectifs de sophrologie est une démarche libre et un engagement.

Cela doit être une démarche volontaire, non forcée par l’institution autant que possible, afin de respecter l’engagement et la liberté de chacun dans cette démarche de travail sur soi via la sophrologie.

S’engager, c’est venir.

Les absences doivent rester exceptionnelles et quand ces absences sont anticipées, elles doivent être indiquées à vanessa GINESTET avant la séance.

Les institutions signataires du contrat s’engagent à tout mettre en oeuvre pour respecter l’inscription de leurs usagers aux ateliers de sophrologie et donc pour les libérer sur leur emploi du temps sur les créneaux des séances.

Vanessa GINESTET pourra refuser qu’une personne trop régulièrement absente poursuive ses séances collectives, si cela nuit à la cohésion du groupe et au bon déroulement des séances (en effet, la sophrologie implique un processus de gradation progressif des expérimentations et de traversée des difficultés personnelles à chacun, selon des étapes successives que le groupe doit vivre au même rythme).

En effet, il en va de la dynamique du groupe et du respect mutuel entre les différents membres; il en va aussi de la progression dans la méthode sophrologique et dans l’expérimentation personnelle, qui ne peuvent s’échafauder qu’au fur et à mesure des séances, avec régularité et assiduité. Ce n’est qu’avec cette régularité que les résultats positifs de mieux-être existeront.

Toutes les séances planifiées sont dues, même en l’absence  complète de participants.

Les annulations du fait de Vanessa GINESTET seront prévenues le plus tôt possible et les séances annulées par Vanessa ne seront pas facturées. Elles seront reportées au plus tôt.

Les retards éventuels et involontaires incombant à Vanessa GINESTET seront décomptés de la facture finale (ou plutôt si possible récupérés sur une séance ultérieure).

Les retards des usagers: les usagers s’engagent à arriver à l’heure aux séances, et ils pourront au cas par cas (selon la durée du retard et le déroulé de séance sur le moment) prendre la séance en cours de route avec autorisation de Vanessa.

     22-4- Les films ou photos durant les séances et leur publication:

Cf art 18 pour tous les détails. 

Les séances peuvent donner lieu à des photos ou captations vidéos, comme souvenirs ou comme bases de données pour diverses raisons (institutionnelles, événementielles …).     

     22-5- Fin du contrat:

Vanessa GINESTET peut mettre fin au contrat au cours de son exécution et de façon unilatérale, en cas de difficultés majeures empêchant le déroulement correct des séances dans les institutions ou entreprises concernées par le projet en cours. Une recherche de solution sera menée avec l’institution, pour envisager une issue favorable si elle est possible.

La facture sera ainsi faite au prorata du travail réalisé jusqu’alors.

     22-6- Autres règles à respecter:

Les mentions indiquées dans le cahier des charges seront à respecter.

Et pour le restant, toutes les autres règles de ces CGV applicables aux clients personnes privées s’appliquent aussi aux personnes morales (voir notamment les art 2, 4, 15, 16, 18 de ces CGV).

     22-7- Litiges et leurs règlements:

S’il y a inexécution du contrat d’une des parties, une résiliation amiable pourra être demandée sous couvert d’indiquer et prouver les éléments d’inexécution.

Mme GINESTET Vanessa pourra résilier le contrat en cas d’inexécution du contrat par l’institution contractante et / ou si l’institution ne donne pas ou plus les moyens à Vanessa GINESTET d’exécuter son contrat.

La résiliation devra respecter le formalisme suivant: 

elle devra être mise à la connaissance de l’interlocuteur concerné (direction & Vanessa GINESTET ou son représentant juridique) par courrier daté et signé du responsable du projet, en LR-AR. mentionnant clairement la demande de résiliation contractuelle et les motifs concernés.

Jusqu’à résiliation en bonne et due forme, le contrat continuant à s’exécuter par Mme GINESTET Vanessa donner lieu à facturation selon devis.

En cas de litige, Mme GINESTET Vanessa pourra solliciter l’intervention du médiateur à la consommation pour une médiation, ou un autre service juridique dont c’est la mission.

Une solution amiable sera recherchée en 1ère intention, suivie d’une procédure judiciaire si nécessaire.

ARTICLE 23: REGLEMENT DES LITIGES

Les présentes CGV sont soumises à la loi française.

En cas de litige, plusieurs possibilités existent: la voie amiable ou sinon la voie judiciaire.

Conformément aux articles L.616-1 et R.616-1 du Code de la Consommation, tout consommateur a le droit de recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable du litige qui l’oppose à un professionnel. A cet effet, le professionnel garantit au consommateur le recours effectif à un dispositif de médiation à la consommation : ainsi SOPHRO FLY adhère à AME CONSO.

Voici ce que l’AME CONSO prévoit:

« En cas de litige entre le professionnel et le consommateur, ceux-ci s’efforceront de trouver une solution amiable.

 A défaut d’accord amiable, le consommateur a la possibilité de saisir gratuitement le médiateur de la consommation dont relève le professionnel, à savoir l’Association des Médiateurs Européens (AME CONSO), dans un délai d’un an à compter de la réclamation écrite adressée au professionnel.

Selon les termes d’AME CONSO :

« En cas de litige entre le professionnel et le consommateur, ceux-ci s’efforceront de trouver une solution amiable.

A défaut d’accord amiable, le consommateur a la possibilité de saisir gratuitement le médiateur de la consommation dont relève le professionnel, à savoir l’Association des Médiateurs Européens (AME CONSO), dans un délai d’un an à compter de la réclamation écrite adressée au professionnel.

La saisine du médiateur de la consommation devra s’effectuer :

–              soit en complétant le formulaire prévu à cet effet sur le site internet de l’AME CONSO : www.mediationconso-ame.com ;

–              soit par courrier adressé à l’AME CONSO, 197 Boulevard Saint-Germain – 75007 PARIS. »

D’autre part, selon la réglementation indiquée sur le site www.economie.gouv.fr :

Depuis 2016, tout consommateur qui rencontre un litige avec une entreprise située sur le territoire de l’Union Européenne a la possibilité de déposer une demande de médiation par le biais de la plateforme européenne en ligne de règlement amiable des litiges de la Commission européenne (RLL). Le Client peut consulter également le site internet de la Commission européenne dédié à la médiation de la consommation :

https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm?event=main.home.show&lng=FR

Mme GINESTET pourra aussi solliciter son service de protection juridique professionnel afin de trouver une solution au conflit opposant SOPHRO FLY et le client (personne physique) ou l’institution (personne morale) concernée dans le désaccord. Dans la même logique, une solution amiable sera d’abord recherchée.

Et si le différend n’a pu trouver d’issue favorable par la voie amiable, le tribunal compétent sera celui du siège de SOPHRO FLY, soit Toulouse, si la loi l’autorise.